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Cómo la automatización puede resolver problemas relacionados con el mantenimiento de un registro de auditoría de los procesos KYC y AML

Para las entidades obligadas, el cumplimiento de las normas contra el Blanqueo de Capitales (en inglés: Anti-Money Laundering, AML) y Conozca a su Cliente (en inglés: Know Your Customer, KYC) son procedimientos de operación estándar; es decir, que, independientemente de lo rigurosa y cuidadosa que sea la empresa en el cumplimiento de las normas antes mencionadas, en última instancia, son los auditores de terceros los que están facultados para determinar si estos procesos cumplen con las normas reglamentarias. Esto hace que corresponda al departamento de cumplimiento mantener una cuenta detallada de todas las acciones relacionadas con sus procesos AML y KYC, a satisfacción de los auditores.

Históricamente, mantener un registro de auditoría ha demostrado ser difícil

Hasta hace unos años, los controles de identidad se realizaban manualmente. Un cliente tenía que presentar sus documentos de identidad, en persona, a la organización encargada. El agente de incorporación comprobaría el documento, lo registraría, transcribiría la información y crearía un archivo. Era un proceso lento, laborioso, lleno de muchos puntos de fallo; además, los errores administrativos, las imprecisiones y la falta de experiencia en la identificación de falsificaciones prolongarían el proceso de KYC o, lo que es peor, no impedirían que se incorporara una identidad falsa o impostor.

Cuando se trata de mantener registros, los archivos en papel se traspapelan, se extravían o se destruyen con facilidad y son difíciles de manejar, transmitir y gestionar. El seguimiento o la auditoría de las cuentas a través del proceso KYC es difícil o imposible utilizando procedimientos manuales. Si se añaden a la combinación las comprobaciones en curso, como la supervisión de las transacciones, el cumplimiento empieza a parecer un problema inmanejable. La única manera de que los departamentos de cumplimiento pudiesen hacer frente a las exigentes demandas de mantener un registro de documentos era contratar a más personal, un recurso que no sólo era prohibitivo en términos de costes, sino también, en última instancia, insostenible.

Automatización del mantenimiento de registros

Las ventajas de la Verificación Electrónica de Identidad (en inglés: electronic identity verification, eIDV) son muchas, entre ellas la posibilidad de realizar controles de identidad de los clientes no sólo de forma instantánea y remota, sino también con mayor confianza y precisión. La única ventaja que no se destaca lo suficiente es la capacidad del eIDV para facilitar -de manera eficaz y automatizada- el proceso de mantenimiento de registros. En virtud de la digitalización del control de identidad, se genera automáticamente una pista de auditoría, con un informe detallado de cada paso del proceso de verificación de identidad.

Con eIDV, cada parte interesada tiene un registro de qué comprobaciones se realizaron, cuándo se realizaron y los detalles resultantes. No hay trabajo de adivinación, nadie está buscando ansiosamente los archivos perdidos – todo se almacena en un lugar central, con todos los detalles que los auditores pueden pedir.

Un rastro de auditoría digital ofrece una montaña de datos útiles

Además, la información tiene un valor estratégico: proporciona conocimientos sobre patrones, casos de uso y otros puntos de datos que pueden mejorar las estrategias de mitigación de riesgos, así como oportunidades de crecimiento e ingresos. Con eIDV, cada solicitante que introduce su información en el sistema aumenta las capacidades de análisis de datos de los mismos, en lugar de ser simplemente otro registro difícil de rastrear de alguna manera.

Con eIDV, los procesos de auditoría interna pueden dar como resultado un conjunto de datos más profundos, pueden volver a ejecutarse y analizar situaciones para disminuir el riesgo, mejorar el rendimiento y protegerse mejor contra cuentas problemáticas. Esta «tercera línea de defensa» ayuda a proteger todo el proceso de cumplimiento, verificando las cuentas que han pasado los controles de incorporación. Estas comprobaciones también permiten al equipo de auditoría afinar su estrategia y tácticas, probar hipótesis y optimizar los procedimientos de cumplimiento.

El rastro de auditoría digital es la parte más importante de la creación de un programa de cumplimiento resistente, estandarizado y comprobable. Por encima de las imprecisiones de las personas que dirigen y de los responsables del cumplimiento de las cuentas, un programa de cumplimiento sistemático que sea escalable y adaptable ayudará a proteger a la empresa.

Fuente: Trulioo

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2019-03-11T14:14:18+01:0011 marzo, 2019|Identificación, Otros Artículos, Seguridad|